औपचारिक पारस्परिक संचार के मुख्य पहलू, इसके मानक और आवेदन के क्षेत्र। विशिष्ट किस्में और नियम जो इस प्रकार की बातचीत को प्रतिबंधित करते हैं। औपचारिक पारस्परिक संचार लोगों के बीच एक प्रकार की बातचीत है जिसे समाज के भीतर स्वीकार किया जाता है और अजनबियों या परिचितों के लिए उपयोग किया जाता है जिनकी बातचीत भावनात्मक स्तर तक गहरी नहीं होती है और प्रकृति में पूरी तरह से सूचनात्मक होती है। आचरण और शिष्टाचार के नियमों द्वारा सीमित, जो आम तौर पर स्वीकार किए जाते हैं और बाध्यकारी होते हैं।
औपचारिक पारस्परिक संचार का विवरण
संचार व्यक्तियों के बीच सबसे महत्वपूर्ण प्रकार की बातचीत है, जिसके बिना अस्तित्व और व्यक्तिगत विकास की कल्पना करना बहुत मुश्किल है। यह मानव जीवन के सभी पहलुओं में आवश्यक है। एक व्यक्ति जहां संचार करता है, उसके आधार पर दो मुख्य प्रकारों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है: औपचारिक और अनौपचारिक। पहले के बीच मुख्य अंतर कई अलग-अलग दृष्टिकोणों की उपस्थिति है, जो किसी व्यक्ति को निर्णय में सीमित करता है और एक विशिष्ट ढांचे को दर्शाता है जिसे पार नहीं किया जा सकता है।
औपचारिक संचार का दूसरा नाम भूमिका-आधारित है। अर्थात्, समाज में एक विशिष्ट भूमिका को ध्यान में रखा जाता है, जो दो लोगों के बीच व्यवहार के संबंध और नैतिकता को नियंत्रित करता है। प्रत्येक व्यक्ति के पास उस समाज की एक अजीब छाप होती है जहां वह बड़ा हुआ, जिस स्थिति में वह इस समय है, और जो शक्तियां उसे सौंपी गई हैं। वह अपने वार्ताकार के संबंध में किसी प्रकार की भूमिका निभाता है और एक ऐसी स्थिति पर कब्जा कर लेता है जिसके लिए उसके प्रति एक उपयुक्त दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। इसलिए हम कह सकते हैं कि औपचारिक प्रकार का संचार सभी के लिए निर्धारित भूमिकाओं के भीतर किया जाता है।
उदाहरण के लिए, एक व्यक्ति एक उच्च पद पर काम करता है और अपने अधीनस्थ के साथ एक बॉस के रूप में संचार करता है, जिससे उसे अपने कार्य कर्तव्यों को पूरा करने की आवश्यकता होती है। यहां आपको उसके साथ सम्मान से पेश आने और उसकी राय को निर्विवाद रूप से सुनने की जरूरत है। मान लीजिए कि एक अधीनस्थ इस व्यक्ति के बगल में रहता है और अक्सर उसके साथ बाड़ के पास मिलता है, रोपाई, मौसम और यहां तक कि सामान्य अवकाश पर चर्चा करता है। दूसरा विकल्प अनौपचारिक पारस्परिक संचार तक सीमित होगा, जिसमें से बॉस और कर्मचारी की भूमिकाएँ हटा दी जाती हैं। इन मुखौटों के बिना वे बातचीत में बिल्कुल बराबर हैं।
इसीलिए यह तर्क दिया जा सकता है कि औपचारिक पारस्परिक संचार व्यावसायिक संबंधों को नियंत्रित करता है, जो कई नौकरशाही कारकों से प्रभावित होते हैं। यह बहुत सीमित है और कई नियमों और विनियमों और स्वीकृत मानकों का पालन करता है जिनका पालन किया जाना चाहिए।
अनौपचारिक संचार से अंतर
संचार एक बहुआयामी प्रक्रिया है, और प्रत्येक मामले में यह एक समान से भिन्न होता है, इसलिए कुछ बारीकियों पर प्रकाश डाला जाना चाहिए। वे दो प्रकार की बातचीत के बीच मुख्य अंतर का प्रतिनिधित्व करते हैं जो समाज में सबसे अधिक बार उपयोग किए जाते हैं। औपचारिक संचार की विशेषताओं पर विचार करें:
- लक्ष्य … प्रत्येक औपचारिक बातचीत, चाहे वह कुछ भी हो, का एक विशिष्ट उद्देश्य होता है, जिससे संचार कम हो जाता है। अर्थात्, वे या तो किसी व्यक्ति से कुछ उपयोगी जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं, या उन्हें उसे कुछ महत्वपूर्ण बताने की आवश्यकता है। दोनों ही मामलों में, बातचीत इन लक्ष्यों तक सीमित है और इसे अन्य पहलुओं पर नहीं जाना चाहिए। यदि औपचारिक बातचीत का कोई विशिष्ट उद्देश्य नहीं है जिसके लिए इसे आयोजित किया जाता है, तो इसे अब ऐसा नहीं कहा जा सकता है। औपचारिक संचार एक ऐसा उपकरण है जिसके साथ वे अपनी काम की जरूरतों को पूरा करते हैं या रोजमर्रा के मुद्दों को हल करते हैं। यदि इस तरह की बातचीत के अंतिम परिणाम की कोई आवश्यकता नहीं है, तो यह उत्पन्न भी नहीं होता है।यही कारण है कि उद्देश्य औपचारिक पारस्परिक संचार का सबसे महत्वपूर्ण गुण है।
- विषय … औपचारिक बातचीत के दौरान लोग जिस बारे में बात करते हैं, वह भी बहुत बड़ी भूमिका निभाता है। यह एक स्पष्ट बातचीत होनी चाहिए जो एक या दो वार्ताकारों के लिए कुछ कार्य बिंदुओं को स्पष्ट करती है। विशिष्ट लक्ष्य के आधार पर, इसकी सामग्री काम या उन रिश्तों से संबंधित होनी चाहिए जिनमें लोग हैं। चर्चा में कार्य के विशिष्ट पहलुओं को शामिल किया जाना चाहिए। प्रश्न संक्षिप्त हैं, और उत्तर संक्षिप्त और अर्थपूर्ण हैं। उज्ज्वल हास्य या अन्य विशेष रूप से उज्ज्वल परिस्थितियों के लिए कोई जगह नहीं है। असाधारण रूप से शुष्क सूचनात्मक बातचीत, जो एक या सभी वार्ताकारों के लिए यथासंभव उपयोगी होनी चाहिए।
- स्थिति … औपचारिक पारस्परिक संचार में आवश्यक रूप से ध्यान में रखा जाता है। एक व्यक्ति को वार्ताकार की भूमिका को अलग करना और समझना चाहिए और उस पर निर्भर करते हुए, अपनी स्थिति की बराबरी करते हुए, अपने दृष्टिकोण का निर्माण करना चाहिए। यह आचरण के आम तौर पर स्वीकृत नियमों, संचार की नैतिकता और कामकाजी संबंधों द्वारा शासित होता है। अर्थात् एक सम्मानजनक और विनम्र व्यवहार अनिवार्य है, जो किसी व्यक्ति को अपनी राय व्यक्त करने की अनुमति नहीं देता है, बल्कि केवल आवश्यक जानकारी या सेवा प्राप्त करने के लिए एक मुखौटा के रूप में कार्य करता है।
- भावावेश … औपचारिक और अनौपचारिक प्रकार के पारस्परिक संचार के बीच सबसे महत्वपूर्ण अंतर बातचीत में भावनात्मक घटक है। पहले के लिए, यह पूरी तरह से अप्राप्य है। चेहरे के भावों की अभिव्यक्ति या किसी व्यक्ति या अन्य कारक के प्रति अपने व्यक्तिपरक रवैये के शब्दों की मदद से औपचारिक संचार में बिल्कुल अस्वीकार्य है।
औपचारिक संचार की किस्में और उनकी विशेषताएं
औपचारिक संचार काफी नीरस है, और एक या दूसरे रूप में विशिष्ट अंतरों को उजागर करना दुर्लभ है। अक्सर दायरे द्वारा वर्गीकृत। व्यक्ति किसके साथ बातचीत करता है और किसी विशेष बातचीत से वह क्या हासिल करना चाहता है, इस पर निर्भर करते हुए, औपचारिक संचार के तीन रूपों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है।
भूमिका निभाना
यह वास्तव में संचार है, जिसके नियम शर्तों द्वारा निर्धारित होते हैं। इस विशेष क्षण में, एक व्यक्ति अपनी भूमिका निभाता है, और इसके संबंध में, दूसरों के साथ उसकी बातचीत का निर्माण होता है।
उदाहरण के लिए, यदि कोई महिला ब्यूटीशियन या सलाहकार है और काम पर एक ग्राहक के साथ संवाद करती है, तो वह पेशेवर भाषा का प्रयोग करेगी, विनम्र, विनम्र, मुस्कुराएगी और अपना काम करेगी। यहां तक कि अगर वह वार्ताकार को बहुत ज्यादा पसंद नहीं करती है, तो उसे मुस्कुराने और मैत्रीपूर्ण दिखने के लिए मजबूर किया जाता है, क्योंकि वह अपनी भूमिका निभाने के लिए बाध्य है।
भूमिका-आधारित संचार को भावनात्मक प्रतिक्रियाओं की रक्षा पर बने रहने के लिए डिज़ाइन किया गया है जहाँ वे अत्यधिक अवांछनीय हैं। इसके अलावा, लोगों (उदाहरण के लिए, ग्राहकों) के साथ बातचीत करने के लिए एक टेम्पलेट को ठीक से बनाकर, आप अच्छे पेशेवर परिणाम प्राप्त कर सकते हैं।
सौहार्दपूर्ण और स्वागत करने वाला रवैया सैलून / स्टोर / बाजार की उपस्थिति को प्रभावित करेगा और विपणन प्रदर्शन में सुधार करेगा। इसलिए, हम कह सकते हैं कि भूमिका-आधारित औपचारिक संचार एक अनूठा उपकरण है, जो कुशल हाथों में, अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक शक्तिशाली साधन में बदल जाता है।
व्यापार
इस प्रकार के औपचारिक संचार में उन तथ्यों की कठोर चर्चा होती है जो एक सामान्य कारण से संबंधित होते हैं। केवल सूखे डेटा का उपयोग किया जाता है, जिसे वार्ताकार को सूचित किया जाना चाहिए। व्यावसायिक संचार का उद्देश्य हमेशा एक ही होता है - भौतिक या व्यावसायिक लाभ, जो उसी क्षेत्र में काम करने वाले अन्य लोगों के साथ बातचीत करके प्राप्त किया जाता है। अक्सर, व्यावसायिक संचार को वार्ता के रूप में प्रस्तुत किया जाता है, जहां पार्टियों के हित के सभी प्रश्नों को संक्षिप्त रूप से और बिंदु से बिंदु पर वितरित किया जाता है। दरअसल, उनकी मदद से एक विस्तृत सूचनात्मक परिचित कराया जाता है। डेटा को एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में स्थानांतरित किया जाता है, जबकि यह प्रत्येक प्रस्ताव के महत्व और मूल्य की सीमा तक जितना संभव हो उतना संकुचित होता है। उदाहरण के लिए, एक व्यक्ति एक बड़ी कंपनी के लिए काम करता है और उसे एक नई परियोजना के बारे में अधीनस्थों को निर्देश देना चाहिए।यानी कारोबारी भाषा में वह ऐसे मामलों में दी जाने वाली हर चीज के बारे में बताएंगे। विचारों की प्रस्तुति यथासंभव संक्षिप्त है, तुलना और हास्य विषयांतर विशिष्ट नहीं हैं।
कार्यात्मक
नियमित जीवन में अपनी जरूरतों को पूरा करने और लोगों के साथ कम से कम बातचीत करने के लिए उपयोग किया जाता है। अर्थात्, प्रत्येक व्यक्तिगत मामले में, इसका अपना कार्य होता है। जैसे ही यह पूरा हो जाता है, इस व्यक्ति के साथ संचार बंद हो जाता है।
इसी समय, कोई विशिष्ट स्थितियाँ नहीं हैं जो वार्ताकारों की समानता का निर्धारण करती हैं। पूर्व नियोजित भावी बैठकों की संभावना को भी बाहर रखा गया है।
सबसे महत्वपूर्ण उदाहरण लिफ्ट में दूसरी बातचीत हो सकती है "आप कौन सी मंजिल हैं?" या बस में "पास, कृपया, किराए के लिए।" साथ ही, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह व्यक्ति कौन है, स्थिति में उच्च या निम्न है। वह हमेशा राहगीर ही रहेगा।
केवल शिष्टाचार और अजनबियों के साथ व्यवहार के सामान्य नियम कार्यात्मक औपचारिक संचार को नियंत्रित करते हैं। वे वार्ताकारों के बीच अपनी दूरी बनाए रखते हैं और इस तरह की दूसरी बातचीत में भी अपने हिस्से की शिष्टता और शिष्टाचार लाते हैं।
औपचारिक संचार के बुनियादी नियम
जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, नियम औपचारिक संचार की नींव हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह माना जाता है कि बातचीत में शामिल सभी प्रतिभागी उनसे परिचित हैं और उनका समान रूप से पालन करते हैं।
सुविधाओं को थोड़ा और विशिष्ट बनाने के लिए, औपचारिक संचार के लिए कई बुनियादी नियम हैं:
- दूरी … वार्ताकारों के बीच शारीरिक और मनोवैज्ञानिक दोनों दूरी होनी चाहिए। यही है, आप आत्मा में नहीं जा सकते, व्यक्तिगत चीजों के बारे में नहीं पूछ सकते या संचार के करीब स्तरों पर नहीं जा सकते। बातचीत एक दिशा में प्रवाहित होनी चाहिए और प्रमुख विषय से आगे नहीं बढ़नी चाहिए। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि इस तरह की औपचारिक बातचीत के दौरान वार्ताकार सहज नहीं हो सकता है और यह एक अवांछित प्रतिक्रिया को भड़काएगा या नकारात्मक प्रभाव पैदा करेगा। और इससे कम से कम छवि खराब होगी।
- व्यावहारिक … औपचारिक बातचीत करते समय, आपको इसका उद्देश्य हमेशा याद रखना चाहिए। आप विषय से विचलित नहीं हो सकते हैं या सीधे उत्तरों से नहीं कतरा सकते हैं। इस तरह की बातचीत अत्यंत जानकारीपूर्ण और सहायक होती है, इसलिए यह यथासंभव संक्षिप्त और व्यावहारिक होनी चाहिए। आपको जानबूझकर बातचीत को लंबा नहीं करना चाहिए या अनुपस्थित-दिमाग नहीं दिखाना चाहिए।
- केंद्र … औपचारिक पारस्परिक संचार के लिए, बातचीत एक-बिंदु है। यानी बातचीत एक निश्चित दिशा में चलती है और अन्य विषयों पर स्पर्श नहीं करती है। संचार की प्रकृति उसके लक्ष्य से प्रेषित होती है, और जैसे ही इसे प्राप्त किया जाता है, बातचीत जारी रखने की आवश्यकता अपने आप गायब हो जाती है।
- भावनात्मक नाकाबंदी … औपचारिक पारस्परिक संचार भावनाओं के स्तर को प्रभावित नहीं करता है। यही है, लोग अपने छापों का आकलन करने, वार्ताकार के व्यवहार का विश्लेषण करने के करीब भी नहीं आते हैं। इसके अलावा, बातचीत में कोई भावुकता नहीं है, अगर आप पेशेवर अशिष्ट हास्य या सेकंड की लागत को ध्यान में नहीं रखते हैं।
औपचारिक से अनौपचारिक संचार की ओर कैसे बढ़ें
सबसे पहले आपको यह पता लगाने और अपने लिए निर्धारित करने की आवश्यकता है कि आपको ऐसा करने की आवश्यकता क्यों है। कुछ मामलों में, औपचारिक संचार को उन व्यवसायों में लोगों की मानवीय भावनाओं की रक्षा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिन्हें दूसरों के साथ बहुत अधिक संवाद करने के लिए मजबूर किया जाता है। यह आपकी आंतरिक दुनिया को अजनबियों से बचाने के लिए एक प्रकार का मुखौटा है जो अनजाने में भी उस पर आक्रमण कर सकते हैं। लेकिन कुछ मामलों में, ऐसा संक्रमण बस आवश्यक है। इसके लिए कई पहलुओं पर गौर करना जरूरी है:
- पारस्परिक … केवल एक तरफ से अनौपचारिक संचार पर स्विच करना असंभव है। यह अनिवार्य रूप से एक पारस्परिक प्रक्रिया है, जो आपसी सहमति और उद्देश्यपूर्ण व्यवहार और कार्यों के साथ होती है। यही है, वार्ताकार को भी इस तरह के संक्रमण में दिलचस्पी होनी चाहिए, या कम से कम मन नहीं।
- क्रमिकता … स्वाभाविक रूप से, औपचारिक स्तर पर लंबी अवधि के संचार के बाद, किसी व्यक्ति से संपर्क करने के लिए, कंधे पर थप्पड़ मारना और सबसे अच्छे दोस्त की तरह बोलना असंभव है। इसमें समय लगता है, या शायद आपको ऐसे परिणाम पर भरोसा नहीं करना चाहिए। आपको धीरे-धीरे छोटे प्रश्नों से शुरू करना चाहिए, विनम्र वाक्यांश जो आधे अच्छे शिष्टाचार और दूसरे व्यक्ति के जीवन में आधे वास्तविक हित हैं।
- हास्य … अजीब तरह से पर्याप्त है, लेकिन अनौपचारिक संचार के रास्ते पर पहला सकारात्मक दृष्टिकोण और एक साथ हंसने का अवसर मदद करेगा। आपको छोटे-छोटे काम के क्षणों से शुरुआत करनी चाहिए जो कई लोगों को हास्यपूर्ण या मजाकिया लग सकते हैं। यदि कोई व्यक्ति हास्य के माध्यम से संपर्क बनाता है, तो निस्संदेह अनौपचारिक संचार स्थापित करने का एक मौका है।
- वरीयता … बातचीत के व्यावसायिक मूल्य को खोने के जोखिम के कारण बहुत से लोग अनौपचारिकता में संक्रमण को पसंद नहीं कर सकते हैं। यानी अगर आपने किसी व्यक्ति के साथ लंबे समय तक केवल आवश्यकता के कारण संवाद किया है, तो आपको उसी तरह से शुरुआत करने की आवश्यकता है। आपको पहले औपचारिक संचार के लिए सभी कार्य क्षणों और लक्ष्यों का पता लगाना चाहिए, और फिर "संपर्क" के लिए आगे बढ़ना चाहिए।
औपचारिक संचार क्या है - वीडियो देखें:
औपचारिक और अनौपचारिक संचार दोनों के आवेदन के अपने क्षेत्र हैं। वे सफलतापूर्वक विभिन्न श्रेणियों के लोगों के बीच बातचीत के लिए उपकरण के रूप में कार्य करते हैं और अपना काम अच्छी तरह से करते हैं। औपचारिक संचार उन लोगों के साथ रोज़ाना और काम के क्षणों को हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिन्हें आप अपने जीवन में नहीं आने देना चाहते हैं, लेकिन फिर भी आपको उनके साथ बातचीत करनी है। यह व्यवहार में शिष्टाचार का प्रतिनिधित्व करता है और प्रत्येक व्यक्ति की शिक्षा के स्तर की गवाही देता है।
